Privacyverklaring

In deze privacyverklaring staat welke gegevens Vakvolk verwerkt, waarvoor, hoe lang we ze bewaren en met wie we ze delen. Ook lees je welke rechten je hebt en hoe je die gebruikt.

1. Wie we zijn

Vakvolk is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens op vakvolk.nl en op ons helpcentrum. Onze gegevens staan onderaan deze pagina. Vragen over privacy stel je via Hulp in je dashboard, via het contactformulier of via het e-mailadres onderaan deze pagina.

2. Voor wie deze verklaring is

Voor iedereen van wie we gegevens verwerken: makers en bedrijven met een profiel, teamleden die op een bedrijfsprofiel staan, opdrachtgevers met en zonder account, mensen die een review schrijven, mensen die iets melden of een vraag stellen, en bezoekers van vakvolk.nl en het helpcentrum.

3. Welke gegevens we gebruiken, en waarvoor

Bij elk onderdeel staat de grondslag: overeenkomst (nodig om Vakvolk te leveren zoals je vraagt), wettelijke plicht, gerechtvaardigd belang (een belang van Vakvolk of anderen dat zwaarder weegt dan de inbreuk op je privacy; je kunt daartegen bezwaar maken) of toestemming.

Je account

Voornaam, achternaam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), soort account, telefoonnummer als je dat invult, je voorkeuren voor mails en weergave, en wanneer je de voorwaarden accepteerde. We gebruiken dit om je account te maken, je in te laten loggen, je te mailen over je account en om misbruik te voorkomen. Grondslag: overeenkomst.

Je profiel en portfolio (makers)

Naam of bedrijfsnaam, foto’s, vak en specialisaties, vestigingsplaats en werkgebied, uurtarief, beschikbaarheid, teksten over jezelf, je website en sociale media, je portfolio en, als je dat invult, een droneverklaring. Deze gegevens zijn openbaar: iedereen kan ze zien, ook via zoekmachines, op pagina’s per vak en plaats, en in de widget als je die op je eigen website zet. Het contact-e-mailadres en telefoonnummer van je profiel tonen we niet; die gebruiken we om aanvragen naar je door te sturen. Van foto’s halen we bij het uploaden de verborgen gegevens (zoals locatie en camera) weg. Grondslag: overeenkomst.

Bedrijfsprofielen en teamleden

Op een bedrijfsprofiel staan teamleden met naam, functie, foto, korte bio en expertises. Die gegevens zet het bedrijf erop; het bedrijf zorgt voor de toestemming van zijn teamleden. Wil je als teamlid van een profiel af, vraag het dan aan het bedrijf of aan ons. Grondslag: gerechtvaardigd belang van het bedrijf om zijn team te laten zien.

Lidmaatschap, betalingen en facturen

Plan, looptijd, betaalstatus, factuurgegevens die je invult (zoals bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer), facturen en betalingen. Betalingen lopen via Mollie: zij verwerken je rekeningnummer en de machtiging; wij bewaren alleen een verwijzing daarnaar, geen rekeningnummer. Facturen maken en bewaren we zoals de belastingwet voorschrijft. Grondslag: overeenkomst en wettelijke plicht.

Verificatie

Laat je je gegevens controleren, dan verwerken we je KvK-nummer en bedrijfsnaam (we zoeken die op in het Handelsregister), je btw-nummer (we controleren het in de Europese btw-database VIES) en je telefoonnummer (je krijgt een sms-code). Van het telefoonnummer bewaren we bij de verificatie alleen een afgeschermde versie, en de sms-code alleen versleuteld en kort. Verificatie is vrijwillig. Grondslag: overeenkomst.

Opdrachten

De gegevens van een opdracht en de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de contactpersoon. De opdracht zelf is openbaar; de contactgegevens tonen we alleen aan ingelogde makers met een zichtbaar profiel. We stellen voor welke makers bij een opdracht passen (zie artikel 4) en mailen hen erover. Grondslag: overeenkomst.

Contact, berichten en aanvragen

Neem je contact op met een maker, dan verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer als je dat invult en je bericht, en sturen we dat door naar de maker. Leden praten verder in Berichten; zonder account loopt het gesprek via een persoonlijke link in de mail. Antwoord je per mail, dan komt je mail binnen in onze mailbox en zetten we de tekst in het gesprek. Medewerkers van Vakvolk kijken alleen in een gesprek als het gemeld is of als er een vermoeden van misbruik is. Grondslag: overeenkomst, en voor contact zonder account gerechtvaardigd belang (je vraag bij de maker krijgen).

Reviews

Naam, e-mailadres, je beoordeling en je tekst. Op het profiel staat je voornaam met de eerste letter van je achternaam, de datum en hoe het contact verliep. Je e-mailadres is niet zichtbaar. Na contact met een maker kunnen we je één keer vragen om een review; dat vinkje kun je bij het versturen van je bericht uitzetten, en in je account kun je deze vraag uitzetten. Grondslag: gerechtvaardigd belang (betrouwbare reviews voor andere opdrachtgevers).

Meldingen, hulpvragen en de contactpagina

Bij een melding verwerken we wat je meldt, je reden en toelichting, en of je een account hebt. In een toelichting vervangen we e-mailadressen, telefoonnummers en rekeningnummers. Wie je bent, laten we de ander niet weten. Bij een hulpvraag verwerken we je vraag, je bijlagen en onze antwoorden; bij het contactformulier je naam, e-mailadres en bericht. Grondslag: gerechtvaardigd belang (een veilig platform en je vraag beantwoorden).

Blog

Schrijf je een blogbericht, dan verwerken we je tekst, je beelden en je naam bij het bericht. Om te zien of een tekst zelf geschreven is, houden we bij hoe hij in de editor tot stand kwam (zoals hoeveel tekst er is geplakt) en of hij kenmerken heeft van door AI geschreven tekst. Dat ziet alleen de redactie; een mens beslist. Grondslag: overeenkomst en gerechtvaardigd belang (een blog met eigen werk).

Statistieken en zichtbaarheid

Om makers te laten zien hoe hun profiel bekeken wordt, tellen we bezoeken, zoekweergaven, kliks en aanvragen. Daarvoor gebruiken we een code die elke dag verandert en die we maken uit je IP-adres en browser; het IP-adres zelf slaan we niet op, en de code is na die dag niet meer aan jou te koppelen. Bots tellen we niet mee. Zoekopdrachten bewaren we zonder koppeling aan een persoon. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

E-mails

We sturen mails die bij je account of lidmaatschap horen, zoals bevestigingen, facturen en berichten. Daarnaast optionele mails, zoals wekelijkse cijfers, opdrachten die bij je passen en nieuws van Vakvolk. Die zet je uit onder Account > Meldingen of via de link in de mail. We houden bij welke mail we wanneer stuurden. Grondslag: overeenkomst, en voor optionele mails gerechtvaardigd belang.

Beveiliging en misbruik

We beschermen Vakvolk tegen misbruik, bijvoorbeeld met een grens aan het aantal pogingen om in te loggen of berichten te sturen, en met Cloudflare Turnstile tegen spam op formulieren. Ook daarvoor slaan we geen IP-adressen op. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Het helpcentrum

Op help.vakvolk.nl tellen we hoe vaak artikelen gelezen worden en waarop gezocht wordt, en bewaren we je antwoord op “Was dit artikel nuttig?” met je toelichting als je die geeft. Ook hier gebruiken we de dagelijkse code in plaats van je IP-adres. Grondslag: gerechtvaardigd belang (het helpcentrum beter maken).

4. Automatische beoordelingen

Vakvolk gebruikt een paar automatische berekeningen. Geen daarvan neemt zonder mens een besluit met rechtsgevolgen voor je.

• Zichtbaarheidsscore en volgorde: hoe compleet, actueel en betrouwbaar een profiel is, bepaalt mee hoe vaak het bovenaan staat in zoekresultaten. De volgorde wisselt regelmatig en is deels een loting.
• Opdrachten voorstellen: we berekenen hoe goed een maker bij een opdracht past (vak, werkgebied, beschikbaarheid, budget en score) en mailen de best passende makers.
• Inzichten: we vergelijken je cijfers met een groep vergelijkbare makers, alleen als die groep groot genoeg is.
• Meldingen: wordt iets binnen korte tijd door meerdere mensen gemeld, dan verbergen we het tijdelijk tot een medewerker ernaar kijkt.

Ben je het niet eens met de uitkomst, neem dan contact met ons op; een medewerker kijkt ernaar.

5. Cookies

Vakvolk gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken. We gebruiken geen cookies om je te volgen of voor advertenties, en geen analysediensten van anderen.

Cookie	Waarvoor	Hoe lang
Inlogcookies van WordPress	Je ingelogd houden	Tot je de browser sluit, of twee weken met “Ingelogd blijven”
vv_theme	Je keuze voor licht of donker	Een jaar
vv_ref	Onthouden via welke uitnodigingslink je kwam, zodat de verwijzing meetelt	30 dagen

Op formulieren zoals aanmelden, inloggen en contact laadt Cloudflare Turnstile een controle tegen spam; Cloudflare kan daarbij een eigen cookie gebruiken. Video’s van YouTube, Vimeo en Dailymotion laden pas als je op afspelen klikt; tot dan maakt je browser geen verbinding met die diensten. YouTube laden we in de privacyvriendelijke variant. Na de klik gelden ook de regels van die dienst.

6. Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens. We delen ze alleen als dat nodig is:

• Met andere gebruikers: je openbare profiel, je opdrachten en reviews; je bericht met de maker die je benadert; je contactgegevens bij een opdracht met makers die mogen reageren.
• Mollie: betalingen en machtigingen (je naam en e-mailadres, en wat Mollie zelf van je betaling vastlegt).
• Moneybird: facturen en je factuurgegevens, als we onze boekhouding daar voeren.
• Cloudflare: de controle tegen spam op formulieren.
• Bird: het versturen van de sms-code als je je telefoonnummer laat controleren.
• Kamer van Koophandel en Europese Commissie (VIES): het controleren van je KvK- of btw-nummer als je daarom vraagt.
• Kadaster (PDOK): het opzoeken van plaatsen en postcodes; daarbij gaat alleen de plaats of postcode mee.
• Onze hosting- en e-maildiensten: om de site te draaien en mails te versturen en te ontvangen.
• Instanties: als de wet ons verplicht, of om fraude of misbruik aan te pakken.

Met dienstverleners die namens ons gegevens verwerken, maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding. Komen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terecht, dan zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Een paar termijnen kunnen door ons worden ingesteld; hieronder staan de termijnen die we nu gebruiken.

Gegevens	Bewaartermijn
Account, profiel, portfolio en gesprekken tussen leden	Zolang je account bestaat
Account dat nooit is bevestigd	30 dagen na aanmelden
Aanvragen via een profiel	Een jaar
Gesprekken met iemand zonder account	Een jaar na het laatste bericht
Contactgegevens bij een opdracht	Een jaar nadat de opdracht is gesloten of verlopen
Hulpvragen en meldingen	Twee jaar nadat ze zijn afgehandeld
Gesprekken die we na een melding hebben gesloten	Twee jaar na het laatste bericht
Losse statistieken (bezoeken, kliks)	90 dagen; daarna alleen totalen per dag, zolang het profiel bestaat
Zoekopdrachten	13 maanden
Overzicht van verstuurde mails	180 dagen
Facturen, betalingen en boekhouding	Zeven jaar na het einde van het jaar (wettelijke plicht)
Verlopen sms-codes	Een dag
Feedback en zoekopdrachten in het helpcentrum	13 maanden

Als je je account verwijdert

Verwijder je je account, dan verwijderen we je profiel, portfolio, foto’s, teamleden, opdrachten, gesprekken, reviews die je schreef of kreeg, statistieken en de andere gegevens die bij je account horen. Wat we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, bewaren we tot de termijn hierboven voorbij is. Een gepubliceerd blogbericht blijft staan, zonder je naam en zonder je beelden. Meldingen die je deed, blijven bestaan zonder dat ze nog naar jou te herleiden zijn.

8. Je rechten

• Inzage en overdracht: onder Account > Gegevens downloaden download je je gegevens zelf, in een bestand dat je kunt bewaren of meenemen.
• Correctie: de meeste gegevens pas je zelf aan in je dashboard. Lukt dat niet, vraag het ons.
• Verwijdering: onder Account > Account verwijderen verwijder je je account zelf. Zonder account vraag je ons om je gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld een aanvraag of review.
• Bezwaar en beperking: tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken. Optionele mails zet je zelf uit.
• Toestemming intrekken: waar we om toestemming vragen, kun je die altijd weer intrekken.

Je krijgt binnen een maand antwoord. Om te voorkomen dat iemand anders je gegevens opvraagt, kunnen we vragen of je bent wie je zegt te zijn. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het graag eerst van jou.

9. Beveiliging

We gaan zorgvuldig met je gegevens om. Vakvolk werkt alleen via een beveiligde verbinding, wachtwoorden en codes slaan we versleuteld op, links in mails zijn persoonlijk en beveiligd, en je kunt tweestapsverificatie aanzetten. Alleen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, kunnen bij persoonsgegevens, en wat zij doen wordt vastgelegd. Merk je iets wat niet klopt, laat het ons dan direct weten.

10. Kinderen

Vakvolk is niet bedoeld voor kinderen. Een account maken kan vanaf 18 jaar. Denk je dat we gegevens hebben van iemand jonger dan 16 zonder toestemming van een ouder, neem dan contact met ons op; dan verwijderen we die.

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als Vakvolk verandert of de wet dat vraagt. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen laten we het leden per mail weten.

Wie we zijn

Popops
Heino
KvK-nummer 64248879
Btw-nummer NL002317563B13